Door: Jennifer Lijcklama à Nijeholt van PWNet
Bron: PWNet
Juist het midden- en kleinbedrijf met een beperkt aantal beschikbare mensen en middelen worstelt vaak met goed verzuimbeheer. Welke oplossingen kan HR toepassen? Rik Berghout, eigenaar van HR-adviesbureau Panthion, en Tom van Ruler, casemanager Verzuim delen veelgemaakte fouten die zij zien in het mkb. Beiden geven dagelijks advies aan HR’ers en leidinggevenden die HR-taken uitvoeren over de omgang met zieke medewerkers.
Valkuil 1: te laat in actie bij verzuim
Niet alle kleine werkgevers weten welke stappen nodig zijn als een werknemer langdurig ziek is. Hierdoor loop je snel achter de feiten aan. “Regelmatig zie ik dat een werkgever pas in actie komt bij stagnatie in de bedrijfsvoering”, zegt Berghout. “Er wordt daardoor soms te laat gestart met het inzetten van het tweede spoor. Het is voor de werkgever niet altijd duidelijk wat de wettelijke verplichtingen zijn of welke afspraken er zijn met het UWV.”
Ook Van Ruler herkent dat mkb’ers vaak niet weten wat ze moeten doen bij een zieke werknemer. “Een werkgever gaat er meestal van uit dat een medewerker wel terugkeert. Dat het zichzelf oplost. Terwijl dat lang niet altijd het geval is. Zeker niet als de medewerker klachten heeft die je aan de buitenkant niet zo kunt zien, zoals bij psychische klachten. Daardoor worden wettelijke administratieve stappen soms te laat uitgevoerd, zoals het opstellen van een plan van aanpak. Of de bedrijfsarts wordt te laat ingeschakeld.”
Dit kun je doen om deze valkuil te voorkomen:
- Neem bij twijfel na een ziekmelding contact op met de arbodienst
Van Ruler raadt aan om de arbodienst of bedrijfsarts liever eerder dan later te betrekken bij verzuim. Als er warm contact is met deze partijen, kun je snel schakelen en actie ondernemen. Bijvoorbeeld om een medewerker te helpen duurzaam te re-integreren op de werkvloer. De casemanager van de arbodienst kan helpen bij de wettelijke procesgang. Hij kan hier tijdig op wijzen en helpen bij de uitvoering. - Stel een verzuimbeleid op
Afspraken over wat partijen kunnen verwachten helpen om snel door te pakken bij ziekte. Wat moet een werknemer doen als hij zich ziekmeldt? Welke rol is weggelegd voor de werkgever? Wie neemt contact op met wie? Wanneer schakel je de arbodienst in? Zonder duidelijk beleid, of korte lijnen met de verschillende partijen, kan het weken duren voordat er iets in gang wordt gezet. - Blijf in gesprek met de medewerker
Zorg dat je met de medewerker in contact blijft. Te vaak verdwijnt een zieke medewerker van de radar. En dat terwijl de terugkeerdrempel juist laag moet blijven, vertelt Berghout. “Wacht dus niet af. Blijf veel aandacht geven aan de medewerker en vraag actief of de medewerker iets nodig heeft. Dat helpt voor het terugkeren.”
Valkuil 2: geen investeringen in verzuimpreventie, vitaliteit en duurzame inzetbaarheid
Vaak moet je in het mkb uitleggen waarom investeringen in personeel van meerwaarde zijn, weet Berghout. “Benadruk bij de directie dat een zieke medewerker leidt tot productieverlies, zoals ook een vertrekkende medewerker dat doet.” Van Ruler: “Ja, investeren in verzuimpreventie kost geld en tijd. Maar het levert veel meer op dan niks doen. Naast het productieverlies moet je rekening houden met de kosten van een re-integratietraject.” Denk hierbij aan de inzet van professionals als bedrijfsartsen, arbeidsdeskundigen en re-integratiecoaches in spoor twee.
Dit kun je doen om deze valkuil te voorkomen:
- Benadruk dat werkgevers meer zijn dan verstrekkers van arbeid
In het mkb wordt snel gedacht dat ze door kunnen gaan zoals ze dat altijd al hebben gedaan, vertelt Berghout. Maar die werkgevers redden het niet in de huidige krappe arbeidsmarkt. “Als je als werkgever aantrekkelijk wilt blijven, moet je ook laten zien wat je kunt bijdragen in vitaliteit en duurzame inzetbaarheid. De arbeidskrapte lijkt namelijk nog jaren aan te houden. Het is niet per se onwil van werkgevers om niet te investeren in personeelswelzijn met allerlei vitaliteitsprogramma’s, maar eerder onkunde of onwetendheid. Het operationele, reactieve aspect van verzuim heeft altijd centraal gestaan. Ik ben soms echt aan het pionieren bij werkgevers in het mkb als het gaat om preventieve verzuimvesteringen.” Afhankelijk van de behoefte van je medewerkers kun je bijvoorbeeld een cursus beter slapen aanbieden, of grenzen aangeven. Alles om medewerkers gemotiveerd en gezond aan het werk te houden. - Zorg voor relevante verzuimcijfers
Algemene statistieken over de kosten van verzuim zeggen niet zoveel voor een mkb-ondernemer, weet Berghout uit ervaring. Help de ondernemer, als HR’er, daarom met het interpreteren van zijn eigen verzuimcijfers. “Als hij weet dat zes verzuimdagen ongeveer hetzelfde kosten als een preventief verzuimtraject – dat ongeveer 1.500 euro kost – dan is die investering ineens verwaarloosbaar.”
Valkuil 3: de directeur praat niet over personeelszaken
Veel werkgevers in het mkb zijn vooral gericht op omzet en cijfers, vertelt Berghout. Gesprekken met medewerkers over wat er speelt op de werkvloer voeren ze minder vaak. Hij heeft daar weinig grip op.
Dit kun je doen om deze valkuil te voorkomen:
- Ga regelmatig in gesprek met de directeur over verzuim(redenen)
Het is lastig voor de werkgever om op verzuim te anticiperen met investeringen als hij er niet over geïnformeerd wordt. Berghout: “Er schuilt opvallend vaak een loopbaanvraag of disbalans in de werk-privésituatie achter verzuimsituaties”. Van Ruler: “Ik spreek mensen die aan het revalideren zijn en zich na een paar weken realiseren dat ze niet willen terugkeren, bijvoorbeeld vanwege de werkdruk en zichzelf niet aan dezelfde steen willen stoten. De werkgever kan heel veel oplossen door een coach of andere specialisten aan werknemers aan te bieden voor begeleiding.” Van Ruler geeft aan dat het goed is als HR om de zorgplicht van de werkgever te benoemen. Als een werkgever zaken rondom verzuim goed inregelt, dan ervaart de werkgever meestal dat de zorgplicht meevalt, weet hij uit ervaring. - Toon oprechte aandacht voor de werknemer
Meestal weet een leidinggevende haarfijn wat er speelt binnen een team. In elk geval is het goed om de actieve interesse te stimuleren onder leidinggevenden. Dan kom je erachter wat er speelt bij de werknemer, vertelt Van Ruler. “Het helpt al ontzettend om periodiek een bakje koffie te drinken met een medewerker en in gesprek te gaan, dat gebeurt lang niet altijd. Toon oprechte interesse en vraag zo nu en dan hoe het met iemand gaat. Indien een medewerker aangeeft dat het niet goed gaat, kun je als werkgever altijd een preventief medisch spreekuur met de bedrijfsarts organiseren.”
Valkuil 4: weinig afspraken met de arbodienst
Medewerkers en werkgevers kunnen het gevoel krijgen dat ze worden gecontroleerd als de arbodienst belt, vertelt Van Ruler. Berghout: “En dat terwijl de arbodienst echt bedoeld is als partner om mee samen te werken. Helaas is het te vaak zo dat werkgevers aangesloten zijn bij een arbodienst uit wettelijke verplichting. Het is dan niet meer dan een formaliteit. Arbodiensten hebben in mijn ervaring ook een reactieve houding”, zegt Berghout. “Ze nemen pas contact op als er iets speelt.”
Dit kun je doen om deze valkuil te voorkomen:
- Zorg dat je tenminste jaarlijks aan tafel zit met de arbodienst
Doe dit om te evalueren, of na te denken over wat er preventief kan worden gedaan om verzuim te voorkomen, stelt Berghout voor. Niet alleen als er iemand verzuimt. De arbodienst neemt ook niet snel contact op zonder dat er iemand ziek is. Je moet daarom actief contact zoeken met de arbodienst. En vaak merkt HR of een leidinggevende dan, na een paar gesprekken, dat de arbodienst er écht is om te helpen, zegt Van Ruler. Voor advies over interventies – bijvoorbeeld rondom werkdruk en een werkdrukonderzoek – of om HR aan te moedigen om in gesprek te gaan met een leidinggevende. - Bel liever te vaak dan te weinig naar de arbodienst
“Stel liever te veel vragen dan te weinig”, zegt Van Ruler. “Het is jammer als een relatiebeheerder wél kansen ziet die HR mist, omdat ze er niet naar vragen.” De werkgever moet dan wel weten wie hij moet bellen, legt Berghout uit. Dat maakt het contact met arbodiensten soms extra moeilijk. “De arbodiensten zijn groot, er moet doelgericht geïnvesteerd worden in de relatie met een relatiebeheerder.”
Valkuil 5: werknemers spreken zich te weinig uit vanwege hechte banden
In veel mkb-bedrijven heerst er een familiecultuur. Mensen werken al jaren met elkaar samen en in die context is het soms juist lastig om aan te geven dat er een conflict is, of dat iemands leiderschapsstijl niet bevalt, weet Van Ruler. Terwijl dat soort psychische belasting een werknemer echt dwars kan gaan zitten, wat leidt tot tot uitval of ontslag.
Dit kun je doen om deze valkuil te voorkomen:
- Organiseer medewerkerinspraakmomenten op periodieke basis
Dit kan de OR of personeelsvertegenwoordiging organiseren, maar het kan ook in normale vergaderingen een punt zijn op de agenda. Berghout: “Wat naar boven komt uit die gesprekken kan verder worden uitgediept in een trainingssessie bijvoorbeeld.” - Schakel derden in om met medewerkers in gesprek te gaan
Denk na welke opties je in het mkb kunt aanbieden om het gesprek te stimuleren op de werkvloer, raadt Van Ruler aan. Stimuleer bijvoorbeeld gesprekken met de steun van een derde. Berghout: “Wij worden soms ingehuurd om individuele gesprekken te voeren met werknemers als de directeur erachter komt wat er speelt. Medewerkers stellen dat op prijs wanneer dat gebeurt. Dat ze zich anoniem kunnen uitspreken en wij als onafhankelijke partij de werkgever kunnen adviseren.” Die partij kan vervolgens de belangen van de werknemers behartigen bij de werkgever.
Tijdlijn stappen bij langdurig verzuim op een rij
- De medewerker meldt zich ziek
- Week 1 van verzuim: de werkgever meldt de ziekmelding bij de arbodienst of bedrijfsarts
- Week 6 (uiterlijk): de bedrijfsarts of arbodienst stelt de probleemanalyse op
- Week 8 (uiterlijk): de werkgever en werknemer stellen het plan van aanpak op
- Week 42: de werkgever meldt de werknemer ziek bij het UWV
- Week 52: de werkgever stelt een eerstejaarsevaluatie op met de werknemer
- Week 88: de werknemer ontvangt een WIA-aanvraagformulier van het UWV
- Week 91: de werkgever stelt de eindevaluatie op
- Week 93 (uiterlijk): de werknemer doet de WIA-aanvraag, in overleg met de werkgever
Lees ook: Met deze stappen vergeet je niets bij de WIA-aanvraag
